El registro de huéspedes para los alojamientos turísticos

Imprescindible | ofrece Mayor garantías y Seguridad

Registro de huéspedes

Un alojamiento turístico por definición general estará ocupado por un mismo huésped máximo 30 días. Por lo tanto, nuestras propiedades vacacionales estarán cambiando de inquilinos regularmente. Es imprescindible garantizar la seguridad de los huéspedes, la tranquilidad de nuestros vecinos y del barrio y nuestra propia seguridad.

Hay muchas cosas que se pueden hacer para ganar en seguridad y que iremos abordando en diferentes artículos. Pero una que es fundamental y es obligatorio es registrar a todos nuestros huéspedes ante las autoridades. Como decía es obligatorio hasta donde tengo conocimiento para todas las comunidades autónomas y para todos los alojamientos turísticos, ya sean hoteles, apartamentos turísticos, casas rurales, viviendas de uso turístico, etc.

Los propietarios o gestores de alojamientos turísticos deben dar de alta los alojamientos ante las autoridades competentes y rellenar via online o impreso, para luego la presentación via web o en cualquier oficina cercana a su domicilio.

Aquí pueden ver un ejemplo de como funciona para mossos de escuadra (Cataluña)

Una vez se realicen las comprobaciones pertinentes por parte de las autoridades se les dará un IP (identificador personal) y contraseña para que pueda ir dando todos los partes de viajeros via web. En este documento se debe registrar: nombre, apellidos, documento de identidad válido (DNI, pasaporte), fecha de expedición, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad, fecha de entrada y firma, así como la información del alojamiento y el número de parte.

Puede rellenarse y enviar de forma online o manual. Debe ser remitido a las autoridades competentes en un plazo de 24 horas tras la entrada del visitante.

Para hacer llegar los registros a las fuerzas de seguridad lo podéis hacer de varias maneras, en dependencia de tu localidad o comunidad autónoma. Puede ser de forma presencial, por fax o vía Internet en las webs específicas de la Policía, la Guardia Civil webpol y Hospederias o de los Mossos, en el caso Cataluña.

¿Libro de Registro de viajeros?

Cada libro de Registro debe tener un mínimo de 100 páginas y un máximo de 500 antes de empezar con el siguiente libro. Obligatoriamente debe conservarse por 3 años, contando desde la fecha de emisión del último parte que se haya dado. El propietario tendrá que conservar los partes de manera física, no solo de forma digital.

El incumplimiento de esta obligación puede conllevar a multas superiores a los 100€. Desde «Dayok» nos encargamos de estos tramites de manera digitalizada y eficiente con la app de Ges4T, empresa dedicada entre otras cosas al registro de los huéspedes y que colabora directamente con los mossos. Es muy fácil de utilizar para los huéspedes y se agradece no tener que hacer cada registro de manera presencial.

Existen otras muchas aplicaciones que se pueden utilizar para el registro de viajero de las cuales destacan:

Clizzz: Una app pionera en la lectura de DNI para el check in del hotel. Su funcionamiento es igualmente sencillo, con una interface que permite gestionar de manera rápida y eficaz los check in de tus alojamientos. Chekin: Esta app ha desarrollado muchísimo la lectura de DNI, llegando a identificar hasta 150 nacionalidades diferentes. Almacena los datos en la app para que el hotel tenga siempre a su disposición un historial de huéspedes. Mister Scan: Una app intuitiva y económica, con precios adaptados a cada alojamiento. Se conecta con el software de gestión de tu hotel para que puedas centralizar y organizar los datos de tus huéspedes desde tu propio gestor. Partee: Esta app ofrece un servicio muy económico de 1€/establecimiento al mes que incluye pre check in y registro de huéspedes ilimitado.

¿como funcionan las app de registro de viajero?

La mayoría de estas apps funcionan de una forma muy similar:

  1. Se le envía un enlace al huésped para que utilizando la cámara de su móvil o tablet pueda escanear su documento y le hace firmar en la pantalla.
  2. Esta app procesa los datos y los convierte en texto, que se vuelca automáticamente para completar el formato en *.txt que es leído por la web de mossos, etc.
  3. Una vez se completa el parte de entrada se almacena en la nube, confeccionando un libro-registro totalmente digital y que puedes imprimir en caso que se le pida.

Desde Day-ok podemos encargarnos de la gestión integral de sus alojamiento. Esto significa, desde la creación del anuncio, registro de los huéspedes, entrega y recogida de llaves, limpieza, mantenimiento, gestión de reservas y del perfil.

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